Quels sont les principaux défis auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu’elles entreprennent une transformation numérique de son espace de travail ?
Le « Modern Workplace » comme on l’appelle communément c’est la modernisation et la digitalisation de votre environnement de travail. A l’ère de la digitalisation et la « cloudification » massive de notre société, l’espace de travail de vos collaborateurs a évolué. Dans le Modern Workplace, les organisations adoptent la modernisation de l’informatique grâce à des outils visant à augmenter la productivité de ses collaborateurs. Entreprendre de moderniser son infrastructure peut sembler trivial et pourtant ce n’en est pas moins un défi majeur pour la plupart des entreprises quel que soit leur taille…
En effet, lorsqu’une entreprise entreprend de se moderniser et d’opérer une transformation digitale durable, elle est très rapidement confrontée à plusieurs épreuves :
La résistance au Changement : Les collaborateurs, parfois attachés à leurs vieilles habitudes, peuvent regarder une nouvelle technologie d’un œil méfiant. C’est comme essayer de leur faire adopter un café décaféiné au lieu de leur dose quotidienne d’énergie liquide. Pas toujours une mission facile, mais avec un peu de persuasion et de compréhension, on peut les amener à apprécier le goût du progrès.
La sécurité des données : Avec la magie de la technologie moderne vient la nécessité de protéger nos données comme des trésors cachés. C’est un peu comme avoir une armée de chevaliers numériques pour défendre nos bits et octets des attaques cybernétiques. Parce que, soyons honnêtes, personne ne veut que ses données se promènent sur Internet sans surveillance.
La bonne intégration technologique : Harmoniser les vieux systèmes avec les nouvelles technologies, c’est un peu comme organiser une fête où les vieux serveurs et les nouvelles applications doivent danser sur la même piste. Ça demande du temps, des investissements, et parfois quelques pas de danse maladroits, mais à la fin, tout le monde devrait être sur la même longueur d’onde techno.
Trouver un équilibre avec la culture de l’entreprise : Introduire de nouvelles méthodes de travail dans une culture d’entreprise traditionnelle, c’est comme essayer de faire entrer un baby-foot dans un salon de thé. Ça peut sembler étrange au début, mais avec le bon équilibre et un peu d’humour, on peut créer une fusion parfaite entre tradition et modernité.
Mettre l’accent sur les compétences et sur la formation : Éduquer les collaborateurs sur de nouvelles solutions, c’est un peu comme les transformer en Jedi de la connaissance. Parce qu’au final, la Force d’une transformation réussie réside dans l’accompagnement et la formation. May the skills be with you!
La gestion du changement : discipline bien souvent sous-estimée, consiste à appliquer une méthodologie rigoureuse afin de gérer au mieux les étapes de la transformation en les informant, accompagnant et formant. Une mauvaise gestion du changement peut plonger toute une équipe dans un scénario digne d’un film de science-fiction, avec des collaborateurs perdus dans l’espace-temps du changement… Rien que de l’action et du suspense dont on se passerait bien.
Gérer la collaboration et la communication des équipes : Assurer une communication efficace et une collaboration entre les équipes qui peuvent être dispersées géographiquement requiert de compétences très variées finalement c’est un peu comme être dans une équipe de relais, ça demande de la coordination, de la vitesse, et parfois de savoir jongler.
La gestion des coûts : Moderniser un système d’information, c’est un peu comme faire du shopping pour des gadgets high-tech. C’est excitant, mais ça peut aussi faire fondre la carte de crédit… Heureusement, avec une planification minutieuse, on peut moderniser sans sacrifier le budget de l’entreprise.
Pour surmonter ces défis, les entreprises doivent investir dans une communication transparente, des programmes de formation solides, une gestion du changement efficace et une stratégie de sécurité des données robuste. Il est également important d’impliquer activement les collaborateurs dans le processus de transformation, en recueillant leurs commentaires et en répondant à leurs préoccupations pour favoriser l’acceptation et l’engagement.
Mais prenons un exemple plus concret. Parlons de la transformation digitale chez notre client XYZ, un leader mondial dans le domaine de la pharmaceutique, compte 25 000 collaborateurs répartis à travers le monde. Pour améliorer l’efficacité de la collaboration et la gestion des documents, tout en réduisant les coûts opérationnels, l’entreprise a décidé de migrer de la plateforme de stockage de fichiers Box vers Microsoft SharePoint. Cette migration massive impliquait une planification méticuleuse, une coordination internationale et une communication transparente pour garantir le succès de ce projet stratégique.
Les objectifs principaux de cette migration étaient :
- Centraliser tous les documents et les données de l’entreprise dans un seul emplacement.
- Faciliter la collaboration et le partage d’informations entre les équipes réparties à travers le monde.
- Améliorer la sécurité des données et renforcer le contrôle d’accès.
- D’augmenter la productivité globale de l’entreprise en restructurant la donnée.
- Accroître la satisfaction de leurs collaborateurs en leur offrant une solution intégrée dans leurs outils quotidiens.
- De permettre l’économie d’une solution tierce
- D’assurer la continuité des activités pendant le processus de migration.
Pour entreprendre un tel changement il fallait une gestion de projet parfaitement millimétrée et anticiper un maximum de cas de figures. Diviser par zones géographiques, le projet été échelonné en une vingtaine de vagues. Evidemment ce projet n’échappait pas aux enjeux évoqués plus haut.
Nous pouvons le découper en 4 grandes phases qui se répétaient plus ou moins pour chaque vague de migration :
Phase 1 : Planification et Préparation
- Une évaluation exhaustive des données à migrer avait été effectuée, y compris la classification des fichiers selon leur importance et leur sensibilité.
- Un plan de communication interne avait été mis en place pour informer les collaborateurs sur les changements à venir et les avantages de SharePoint.
Phase 2 : Migration des Données
- L’environnement SharePoint a été configuré en tenant compte des besoins spécifiques de chaque site ou département en matière de sécurité et d’accessibilité.
- Les données ont été migrées de manière progressive, en commençant par les départements moins critiques afin de minimiser l’impact opérationnel.
- Des tests rigoureux ont été effectués pour s’assurer de l’intégrité des données et de la compatibilité des fonctionnalités existantes avec SharePoint.
Phase 3 : Formation et Support
- Un programme de formation intensif a été développé et déployé pour les collaborateurs afin de les familiariser avec la solution.
- Une équipe de support dédiée a été mise en place pour aider les utilisateurs à résoudre les problèmes et à s’adapter à la nouvelle plateforme.
- Un suivi régulier de l’adoption de SharePoint a été assuré, et les formations ont été ajustées en fonction des retours d’expérience des utilisateurs.
Phase 4 : Optimisation et Consolidation
- Les commentaires des utilisateurs ont été collectés afin d’identifier les points d’amélioration et les fonctionnalités manquantes.
- Les paramètres SharePoint ont été optimisés en fonction des retours d’expérience et des besoins des utilisateurs.
- Les bonnes pratiques en matière de gestion documentaire et de collaboration ont été consolidées pour garantir une utilisation efficace et sécurisée de SharePoint.
Plus concrètement notre mission consistait à écouter les craintes, besoins voir désirs des utilisateurs et à traduire tout cela au travers de nos supports et de les accompagner au mieux par le biais de nos formations, c’est d’ailleurs à cette occasion que nous avons organisé de grandes sessions live regroupant parfois jusqu’à 350 utilisateurs, et ce en français autant qu’en anglais, accompagner autant de personnes sur une telle envergure nous a permis de prendre de la hauteur par rapport à notre façon de concevoir l’accompagnement, c’était très instructif.
En résumé, la migration vers SharePoint a été un franc succès, avec la transition réussie de tous les documents et données de l’entreprise vers cette plateforme. Cette démarche a engendré une amélioration notable de la collaboration entre les équipes, rendue possible par cette solution centralisée et conviviale.
L’adoption généralisée de SharePoint par les collaborateurs avait été atteinte, soutenue par un programme de formation et un support efficace.
Ce cas d’usage met en lumière l’ampleur et la complexité de la migration d’un grand groupe de Box vers SharePoint. Une planification minutieuse, une communication transparente et un support continu ont été essentiels pour assurer le succès de ce projet stratégique.
